Jak wybrać dostawcę usług archiwizacji i niszczenia dokumentów?

Przedsiębiorcy mają obowiązek archiwizować, a następnie niszczyć dokumentację, jednak ustawodawca nie wymaga, by robili to samodzielnie. Na rynku działa wiele firm dostarczających tego typu usługi, jednak wybór odpowiedniego partnera przysparza wielu trudności. Czym się kierować, szukając wsparcia w zakresie archiwizacji i niszczenia dokumentów?

Sprawdź oferowany zakres usług

Cena, dostępność, bliskość - tym właśnie kierują się przedsiębiorcy poszukujący firmy, która zajmie się archiwizacją i niszczeniem dokumentów. Tymczasem, choć odgrywają one pewną rolę, nie są kluczowe. Na początek warto sprawdzić zakres oferowanych usług. Większość z nas zakłada, że potrzebujemy wsparcia w przechowywaniu i niszczeniu dokumentów, ale może okazać się, że dodatkowo będą nam potrzebne usługi w zakresie:

• porządkowania archiwum,
• digitalizacji,
• opracowania procedur postępowania z dokumentacją,
• osuszania dokumentów,
• transportowania archiwum.

Archiwizacja dokumentów to często dopiero początek, zwłaszcza jeśli dotychczas w firmie akta były przechowywane w sposób nieuporządkowany lub wręcz chaotyczny. W obecnym porządku prawnym nie ma na to miejsca, dlatego w pierwszej kolejności należy wprowadzić ład w dokumentach, który ułatwia wykonywanie codziennych obowiązków zawodowych.

Postaw na profesjonalizm i doświadczenie

Czy wiesz, że firma, której powierzysz dokumenty, musi zatrudniać profesjonalistów, którzy wiedzą, jak się z nimi obchodzić? Na ten aspekt wielu przedsiębiorców nie zwraca uwagi, podczas gdy tak naprawdę jest on kluczowy. Po czym poznać specjalistów? Na samym początku współpracy przedstawią umowę, która szczegółowo określa sposób postępowania z dokumentami i zakres wykonywanych zadań. Za każdym razem konieczne będzie podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, jeśli przekazywane dokumenty będą takie dane zawierały. Dopełnienie formalności jest niezbędne, aby cała procedura archiwizacji i niszczenia akt przez podmiot zewnętrzny odbywała się zgodnie z prawem. Niszczenie dokumentów, podobnie jak ich przetwarzanie, obarczone jest wieloma obowiązkami, które każdorazowo trzeba zrealizować.

Zaufanie podstawą współpracy

Współpraca, która nie opiera się na zaufaniu, w dłuższej perspektywie nie ma przyszłości. Dlatego warto ocenić, czy dana firma jest tą, której jesteśmy gotowi powierzyć dokumenty. Profesjonalny sprzęt, opracowane procedury, gotowość do udzielania odpowiedzi na pytania i pozostawania w stałym kontakcie - to właśnie podstawowe aspekty, na które zwracamy uwagę, wybierając partnera biznesowego. Ekoakta to firma, która oferuje archiwizację, niszczenie dokumentów, a także inne usługi z nimi związane. Eksperci dbają o to, aby dane były zabezpieczone na każdym etapie. Ich archiwizacja i utylizacja odbywa się przy użyciu innowacyjnego sprzętu, zgodnie z obowiązującymi normami. Warto pamiętać, że choć na rynku działa wiele firm oferujących podobne usługi, nie wszystkie są godne zaufania, sprawdzone i pewne.