Korekta faktury krok po kroku – jak uniknąć błędów?
Błędy w dokumentach księgowych to codzienność w działalności gospodarczej. Jeśli zdarzy Ci się wystawić fakturę VAT z pomyłką – nie ma powodów do paniki. Najważniejsze to szybko i prawidłowo zareagować, sporządzając odpowiednią fakturę korygującą. Dowiedz się, czym dokładnie jest korekta faktury, w jakich sytuacjach należy ją wystawić oraz jakie elementy powinna zawierać.
Czym jest faktura korygująca i kiedy należy ją wystawić?
Faktura korygująca to dokument sporządzany przez sprzedawcę w celu poprawienia danych zawartych na uprzednio wystawionej fakturze VAT. Może dotyczyć zarówno błędów merytorycznych (np. nieprawidłowa stawka VAT, liczba sztuk towaru, wartość netto/brutto), jak i finansowych (np. zmiana ceny, udzielony rabat).
Należy podkreślić, że faktura korygująca nie zastępuje dokumentu pierwotnego – stanowi jego uzupełnienie i odnosi się bezpośrednio do oryginalnych danych, wskazując jednocześnie, które z nich uległy zmianie oraz z jakiego powodu.
Warto również rozróżnić fakturę korygującą od noty korygującej. Pierwszy dokument może wystawić wyłącznie sprzedawca i służy do poprawiania danych mających wpływ na rozliczenia finansowe. Nota korygująca, tworzona przez nabywcę, dotyczy jedynie drobnych błędów formalnych – np. literówek w nazwie firmy, NIP-ie czy adresie.
Kiedy wystawia się korektę faktury?
Faktura korygująca może być wystawiona w wielu przypadkach, m.in. gdy:
- na fakturze pierwotnej pojawiły się błędne kwoty (netto, brutto, VAT),
- po wystawieniu dokumentu udzielono rabatu, skonta lub upustu,
- nastąpił zwrot towaru lub anulowanie usługi,
- dokonano zwrotu części lub całości płatności,
- konieczna jest korekta zaliczki, przedpłaty bądź zadatku,
- zmienia się wartość transakcji (np. wzrost ceny).
Chociaż przepisy nie nakładają konkretnego terminu na wystawienie korekty faktury, zaleca się, by zrobić to niezwłocznie po wykryciu błędu. Zwłoka może bowiem rodzić konsekwencje podatkowe lub prawne – zwłaszcza w przypadku rozliczeń VAT.
Wystawianie korekty faktury krok po kroku
- Zidentyfikuj błąd
Zanim przystąpisz do sporządzenia korekty, określ, jakie dane wymagają poprawy – czy chodzi o wartość transakcji, stawkę VAT, czy może dane kontrahenta. Wskazanie konkretnej przyczyny korekty jest niezbędne. - Sporządź dokument korygujący
Faktura korygująca powinna zawierać:
- wyraźne oznaczenie „Faktura korygująca”,
- numer i datę jej wystawienia,
- numer oraz datę pierwotnej faktury VAT,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- opis elementów objętych zmianą,
- uzasadnienie dokonania korekty.
- Przekaż dokument kontrahentowi
W większości przypadków dopuszczalna jest forma elektroniczna. Dla bezpieczeństwa warto jednak potwierdzić odbiór, zwłaszcza gdy zmiana wpływa na rozliczenia podatkowe. - Ujęcie w ewidencji księgowej
Korekta powinna zostać ujęta w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona lub w którym uzgodniono zmiany z kontrahentem – w zależności od charakteru transakcji. Ma to istotne znaczenie w kontekście podatku VAT.
Jak skorygować fakturę VAT bez błędów?
Najczęstsze problemy to: brak odniesienia do faktury pierwotnej, niepodanie przyczyny korekty, pomyłki w dacie lub błędne wartości po korekcie. Aby ich uniknąć, warto korzystać z profesjonalnych narzędzi do fakturowania online.
Jednym z nich jest Fakturownia.pl, która pozwala w prosty sposób wystawić korektę faktury bez ryzyka przeoczenia istotnych danych. System automatycznie generuje dokumenty zgodne z aktualnymi przepisami, ułatwia zarządzanie numeracją i umożliwia ich wysyłkę do kontrahenta jednym kliknięciem.
Wystawiasz korektę? Zrób to sprawnie i bez stresu – najlepiej z pomocą sprawdzonego narzędzia.
