Zwolnienie L4 od stycznia w formie elektronicznej!

Od początku 2016 roku lekarze będą mogli zamienić papier na komputer. Elektronicznie wystawione zwolnienie to ułatwienie dla pacjenta, zakładu pracy i samego lekarza. Od razu po wystawieniu zwolnienie automatycznie przekazywane będzie do ZUS. Natomiast do pracodawcy pacjenta trafi wersja elektroniczna, jeśli ten będzie miał założony swój profil na PUE (Platforma Usług Elektronicznych). Nie oznacza to jednak, że od tej daty znikną dotychczasowe zwolnienia papierowe. Te będzie można stosować do końca 2017 roku.

Zwolnienia papierowe znikną 1 stycznia 2018 roku – od tego momentu będą wystawiane wyłącznie zwolnienia elektroniczne. Takie "elektroniczne" zwolnienie trafi natychmiast do ZUS a pacjent – pracownik będzie zwolniony z obowiązku dostarczania zwolnienia pracodawcy gdyż dostanie on zwolnienie pracownika drogą elektroniczną. Jest tylko jeden warunek – pracodawca musi mieć swoje konto na PUE. Jeśli go nie założy – nadal będzie dostawał zwolnienia na papierze. Chory nie będzie już musiał pilnować terminu siedmiu dni na dostarczenie zwolnienia.

Nie będą go też dotyczyły ewentualne obniżenia zasiłku chorobowego czy opiekuńczego z powodu przekroczenia tego terminu.

- Jeżeli to pracodawca wypłaca zasiłki swoim zatrudnionym i ma konto na PUE - pracownik po wystawieniu e-ZLA nie musi nic robić, aby otrzymać zasiłek.Jeśli natomiast płatnikiem zasiłków jest ZUS (jest tak np. w przypadku, gdy pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób) to konieczne będzie złożenie wniosku o zasiłek. Jednak, co bardzo istotne, jako wniosek o zasiłek będzie także traktowane zaświadczenie wystawione przez pracodawcę (na druku ZUS Z-3) i przekazane do ZUS albo nawet sam wydruk e-ZLA. Do złożenia wniosku można wykorzystać swój profil na PUE ZUS, gdzie będzie zamieszczony druk takiego wniosku. Wypełniony wniosek można też zanieść albo wysłać do ZUS – mówi Janusz Lipka naczelnik Wydziału Obsługi klientów i korespondencji Oddziału ZUS we Wrocławiu.

Profil na Platformie Usług Elektronicznych do końca 2015 roku muszą założyć pracodawcy, którzy przekazują dokumenty ubezpieczeniowe w formie elektronicznej, czyli co do zasady rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Na pozostałych płatników przepisy nie nakładają takiego obowiązku, ale mogą to zrobić dobrowolnie. Na PUE będzie specjalne miejsce, w którym będą widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika.

Pracodawca będzie też mógł drogą elektroniczną wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawiania zwolnień. Korzystając z PUE pracodawca (którego pracownikom zasiłki wypłaca ZUS) będzie mógł przesłać do Zakładu zaświadczenie na druku ZUS Z-3. Będzie ono traktowane także jako wniosek o zasiłek.

- Jeśli pacjentem będzie osoba prowadząca działalność gospodarczą to przyznanie jej zasiłku chorobowego czy opiekuńczego nie będzie zależało od dostarczenia przez tę osobę zwolnienia do ZUS. E-ZLA zostanie przesłane do systemu ZUS automatycznie. Będzie tak również w przypadku osób występujących o zasiłek chorobowy po ustaniu zatrudnienia – mówi Janusz Lipka.

Jeśli lekarz wystawi e-ZLA, a pracodawca pacjenta nie będzie miał profilu na PUE, to lekarz będzie musiał wydrukować takie zwolnienie dla swojego pacjenta. Wydruki e-ZLA będą również wydawane przez lekarzy zawsze wtedy, gdy pacjent o nie poprosi, czyli nawet, gdy pracodawca będzie miał profil na PUE. Warto wiedzieć, że zamiast żądania od lekarza wydruku e-ZLA pacjent także może założyć profil na PUE.  Dzięki temu uzyska dostęp do wszystkich swoich zwolnień a także do innych danych o swoim ubezpieczeniu. Papierowy wydruk elektronicznego zwolnienia pracownik musi zanieść do pracodawcy jeśli firma go zatrudniająca nie ma konta na PUE. Jeśli ma – wydruk będzie stanowił tylko potwierdzenie dla pacjenta, że e-ZLA zostało wystawione. Nie musi go zatem nikomu doręczać. 

Wystawianie e-ZLA będzie trwało krócej niż wypisywanie papierowego zwolnienia. Lekarz uzyska bowiem dostęp do danych pacjenta (ubezpieczonego), jego pracodawców (płatników składek) oraz członków jego rodziny – jeśli e-ZLA będzie wystawiane w celu opieki nad nimi. Gdy wpisze numer PESEL pacjenta, pozostałe dane identyfikacyjne zostaną automatycznie uzupełnione przez system. Z kolei adres pacjenta czy dane płatnika lekarz będzie wybierał z wyświetlonej listy danych. System będzie też weryfikował daty okresu niezdolności do pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami, podpowie kod literowy A i D oraz numer statystyczny choroby (np. po wpisaniu fragmentu jej nazwy). Możliwy także będzie podgląd przez lekarza zaświadczeń lekarskich wystawionych wcześniej dla pacjenta, w tym w wyniku kontroli przez lekarza orzecznika ZUS.

System przypomni również lekarzowi o możliwości skierowania pacjenta na rehabilitację leczniczą w ramach prewencji rentowej ZUS. W przypadku pozytywnej decyzji lekarza o skierowaniu na rehabilitację, system otworzy formularz wniosku ZUS PR-4 i wprowadzi automatycznie dane pacjenta. Lekarz będzie mógł od razu wystawić wniosek o rehabilitację i przesłać go w formie elektronicznej do Zakładu w celu wydania orzeczenia przez lekarza orzecznika ZUS. Lekarze wystawiający zwolnienia elektroniczne nie będą już musieli pobierać w jednostkach ZUS tzw. bloczków formularzy ZUS ZLA. Będą też zwolnieni z obowiązku przesyłania do ZUS papierowych oryginałów zwolnień oraz przechowywania ich drugiej kopii.

Gdy wystawienie e-ZLA nie będzie możliwe np. poprzez brak przez lekarza dostępu do Internetu wtedy wystawi on zwolnienie na formularzu wydrukowanym z systemu, opatrzonym podpisem i swoją pieczątką. Takie papierowe zwolnienie pacjent będzie musiał dostarczyć pracodawcy albo ZUS. Natomiast lekarz ma obowiązek wprowadzenia tego zwolnienia do systemu w ciągu trzech dni.

- Jeśli lekarz wystawi zwolnienie w dotychczasowej formie (na druku ZUS ZLA) to będzie musiał poinformować pacjenta o konieczności doręczenia zwolnienia (np. w przypadku pracowników – do pracodawcy, a osób prowadzących działalność gospodarczą – do ZUS) w terminie 7 dni od jego otrzymania – przypomina Janusz Lipka.

Jeżeli termin ten zostanie przekroczony, to tak jak dotychczas, zasiłek chorobowy albo opiekuńczy zostanie obniżony o 25% (za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia). Co ważne, przepis o obniżeniu zasiłku o 25% dotyczy tylko zwolnień lekarskich wystawianych w dotychczasowym trybie. Nie dotyczy elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA).

Lekarz może samodzielnie na stronie www.zus.pl założyć sobie profil na PUE ZUS. Wystarczy wejść na stronęwww.zus.pl– wypełnić elektroniczny formularz, ustalićhasło i wtedy otrzyma login. Gdy lekarz robi to samodzielnie musi koniecznie potwierdzić swoją tożsamość a to wymaga np. wizyty w ZUS.

Wystarczy jedna krótka wizyta z dokumentem potwierdzającym tożsamość, np. dowodem osobistym. Można też zrobić to elektronicznie, ale tylko wtedy jeśli lekarz ma podpis elektroniczny (podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP – elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) – podczas rejestracji na www.zus.pl.

E-ZLA należy podpisać profilem zaufanym ePUAP albo podpisem kwalifikowanym.

Profil zaufany ePUAP jest bezpłatny. Aby go uzyskać, wystarczy założyć konto na stronie epuap.gov.pl, złożyć wniosek o profil zaufany i potwierdzić tożsamość, np. w jednostce ZUS.

Inaczej jest w przypadku podpisu kwalifikowanego, który wydają uprawnione centra certyfikacji. Jest to usługa płatna. Jej koszt zależy m.in. od okresu ważności, na jaki certyfikat zostaje wydany.

- Można także zaprosić ZUS do przyjścia do szpitala lub przychodni. W czasie takiej wizyty pracownicy ZUS na miejscu, od ręki i bez konieczności potwierdzania w ZUS założą i aktywują lekarzom ich profile. Zachęcam do korzystania z tej właśnie formy gdyż jest szybka, niekłopotliwa i daje możliwość uzyskania instrukcji od pracownika ZUS jak korzystać z PUE – zachęca Janusz Lipka.